Hogyan kezdjek a szervezéshez?

Az alábbi rövid útmutatóban összeszedtük azokat az alapvető tudnivalókat, tippeket, amik segíthetnek a kezdő szervezőknek:
___________________________________________________

1. Álmodjatok egy nagyot! Vagy egy kicsit kisebbet…
2. Mérjétek fel a lehetőségeket!
____Szervező csapat
____Helyszín
____Anyagiak
____Idő
____Jogszabályok
____Érdeklődés
3. Keressetek partnereket!
4. Építsétek fel a programot!
5. Érezzétek jól magatokat! Ünnepeljetek! És osszátok meg velünk az örömötöket!
___________________________________________________

1. ÁLMODJATOK EGY NAGYOT! Vagy egy kicsit kisebbet…

Találjátok ki, mivel szeretnétek csatlakozni a Nemzetközi Babahordozó Héthez! Bármivel lehet ünnepelni: előadással, beszélgetéssel, kiállítással, zenével, családi nappal, közösségi megmozdulással, magánakcióval, stb. Ha nincs ötletetek, merítsetek ihletet a korábbi hetek programjaiból vagy a BWI tippjeiből!

2. MÉRJÉTEK FEL A LEHETŐSÉGEKET!

Hogy milyen ötletet tudtok megvalósítani, az függ egy csomó dologtól:

SZERVEZŐ CSAPAT

Egyedül szervezni nagyon nehéz, ezért érdemes összehozni egy jó kis szervező csapatot. Ha a lakóhelyeteken működik babahordozó klub vagy legalább egy olyan baba-mama csoport, ami támogatja a hordozást, a dolog máris adott. Ha nincs, vagy nem tudjátok, hogy van-e, keressetek magatok mellé társakat, pl. egy hordozó édesanyák által látogatott fórumon!

Minél többen vagytok, annál könnyebb a munka, annál több a lehetőség, és annál vidámabb az ünneplés! Persze akkor se csüggedjetek, ha egyedül maradtok! Így is csatlakozhattok egy-egy egyéni megmozdulással.

Saját példánkból tudjuk, mennyire meg tudja keseríteni a szervezést, ha nincs összhangban a munka mennyiségével és összetettségével a csapat létszáma és kapacitása. Ne feledjétek, hogy ez egy ünnep! Akkorát álmodjatok, amekkorát örömmel meg is tudtok valósítani!

HELYSZÍN

A helyszín rengeteg dolgot meghatároz: Kültér vagy beltér? Fizetős vagy ingyenes? Kicsi vagy nagy? Milyen adottságokkal rendelkezik? Mit használhattok fel? Stb-stb. A helyszín megválasztása és lefoglalása tehát az elsők között kell legyen. Néhány ötlet:

Mielőtt lefoglaltok egy helyszínt, érdemes alaposan utánajárni, valóban megfelel-e a céljaitoknak. Kérdezzétek ki a tulajdonost vagy az üzemeltetőt minden apró részletről! Tartsatok terepszemlét, mérjétek fel a körülményeket, készítsetek legalább fejben terveket, hogy mit hova tudnátok elképzelni, szóval ne az utolsó előkészületi napon szembesüljetek azzal, hogy nincsenek székek, vagy nem fér be a kiállítás az adott terembe!

Kültéri program szervezésekor nem árt annak sem utánanézni, hogy nem ütközik-e a rendezvényetek egy másik programmal! Egyrészt azért, mert nem szerencsés, ha két program elszívja egymástól a látogatókat, másrészt azért, mert pl. nehéz úgy a babahordozás szépségein elmerengeni, ha két méterrel arrébb sörfesztivál dübörög.

ANYAGIAK

Mielőtt a szívetekhez kapnátok, szeretnénk leszögezni, hogy nulla forintból is lehet gazdálkodni! Ha nem számíthattok semmilyen pénzforrásra, tervezzetek puszta lelkesedésből összehozható programot, szervezzetek sétát, pikniket, hordozás témájú beszélgetést a baba-mama klubban, osszatok meg fotókat a Facebookon, írjatok blogbejegyzést, stb-stb.!

Minél komolyabb programban gondolkoztok, annál több költséggel kell számolnotok. Mi merülhet fel kiadásként?

Hogyan teremthetitek mindezt elő?

Szponzorok

Egy cégnek mindig jól jön a reklám. Keressetek olyan boltokat, vállalkozásokat, akiknek nagy valószínűséggel megéri támogatni a programotokat, mert mondjuk közös a célcsoportotok (pl. bababoltok, hordozóeszköz-forgalmazók, helyi kisvállalkozások, stb.).

Szedjétek össze, mi az, amit nyújtani tudtok a támogatásért cserébe! Ez leginkább a megjelenés, de ennek is számos formája lehet: szóróanyagokon való megjelenés, plakát és szóróanyag elhelyezése a program helyszínén, rövid bemutatkozási lehetőség, árusítási lehetőség, honlapon vagy blogon közzétett reklám (logó, link, banner, stb.).

A szponzoráció során mindig tartsátok szem előtt, hogy a Nemzetközi Babahordozó Hét egy non-profit rendezvény, melynek elsődleges célja a hordozás népszerűsítése! Nem szerencsés, ha a mérleg nyelve túlságosan kibillen a reklámok irányába, és a babahordozás is egy olyan “termékké” válik, amit meg akarnak vetetni a családokkal, ahogy az sem szerencsés, ha a rendezvény oda nem illő, esetleg pont a babahordozás szemléletével szembe menő hirdetésekkel van kitapétázva.

A szponzoráció kapcsán figyelmetekbe ajánljuk még az Ölbebabával való együttműködés lehetőségét is!

Adomány

Ritka, de előfordul, hogy egy cég mindenféle ellenszolgáltatás nélkül kisebb-nagyobb összeget vagy más adományt ajánl fel az adott program megvalósításához. Ha ilyen szerencse ér Titeket, ne hagyjátok ki!

Kisebb összegek utólagos fedezésére megoldás lehet a helyi adománygyűjtés, azaz egy doboz vagy üveg kihelyezése, amire fel is hívhatjátok a vendégek figyelmét a program során.

Pályázat

Kövessétek figyelemmel a helyi pályázati lehetőségeket, és ha szükségetek lenne a pályázáshoz egy civil szervezet segítségére, keressétek meg az Ölbebabát!

Belépő

Bizonyos rendezvények elbírják, ha belépő díjat kell fizetni rájuk. Mérlegelés kérdése, hogy megéri-e ehhez az eszközhöz folyamodni. Ha olyat kap a látogató az adott programon, amiért jó szívvel fizet, és más körülmények között is fizetne (pl. filmvetítés), akkor ez teljesen helyén való. Ha azonban nincs ilyen kecsegtető program a palettán, akkor esélyes, hogy inkább el sem mennek a családok egy fizetős rendezvényre, így pedig nem tudja elérni a célját, a népszerűsítést. Éppen ezért azt javasoljuk, hogy ehhez a megoldáshoz csak végső esetben folyamodjatok!

IDŐ

Hogy a szervezés örömteli maradjon, hagyjatok elég időt rá! A kapkodás csak kárára válhat a rendezvénynek.

Komolyabb rendezvény esetén mindenképp célszerű készíteni egy ütemtervet, amiben a szervezők követni tudják, mivel mikorra kell elkészülni, mi hogyan áll, stb. Egy ilyen terv lehetőséget ad arra is, hogy a különböző feladatok mellé külön felelősöket állítson a csapat, átláthatóbb és emészthetőbb lesz a munka, a szervezői megbeszéléseken rendszeresen ellenőrizni és frissíteni lehet a helyzetképet, így nem úsztok el a feladatokkal, és kevesebb a súrlódás is. Lazább határidők kitűzése persze kisebb programok esetén is hasznos lehet.

Milyen teendők merülhetnek fel, amelyekre feltehetően több időt kell szánni a tervezés során, vagy jóelőre be kell ütemezni?

JOGSZABÁLYOK

A szervezés során előfordulhatnak jogszabályi szempontból nagy körültekintést igénylő helyzetek. Ezek közül sorolunk fel néhányat a teljesség igénye nélkül.

Szerzői jog

Bárkinek bármilyen szellemi termékét szeretnétek felhasználni akár egy előadás, akár egy kiállítás során, tisztázzátok előre, hogy a szerzői jog tulajdonosa hozzájárul-e ehhez, és ha igen, milyen feltételekkel! Fontos tudni, hogy fotók esetén nemcsak a szerzői jogokat, hanem a személyiségi jogokat is védelem illeti meg, tehát a fotón szereplő személyek hozzájárulása is szükséges a közzétételhez!

Területhasználat

Ha közterületre szerveztek programot, járjatok utána a helyi önkormányzatnál, hogy milyen feltételeket kell teljesítenetek! A legtöbb esetben csak bejelentési kötelezettségről van szó, de ennek is szabott határideje van!

Adóköteles tevékenységek

A program tervezése során ügyeljetek az adótörvények betartására és betartatására, ne folyjon a rendezvényen adóköteles (kereskedelmi vagy szolgáltató) tevékenység számla nélkül! Ha a program lebonyolításához szükségetek lenne egy számlaképes háttérszervezet segítségére, keressétek az Ölbebabát!

ÉRDEKLŐDÉS

Végül, de nem utolsó sorban az sem mellékes, hogy a lakóhelyeteken mire van igény. Gondoljátok át, mit szeretnétek elérni, kiket szeretnétek megszólítani! Egy már jól működő hordozós közösségről van szó, vagy fel kéne építenetek valamit a nulláról? Már régóta hordozó családok laknak a környéken, akiknek már nem tudtok újat mondani, vagy kizárólag babakocsiban gondolkodó anyukáknál kéne elérnetek valamiféle áttörést? Ha tehetitek, mérjétek fel, mi az, ami komolyabb érdeklődésre tarthat számot: egy bevezető jellegű előadás és/vagy bemutató a babahordozásról, egy közösségépítő, családias együttlét, vagy inkább egy vidám, utcai demonstráció?

3. KERESS PARTNEREKET!

Itt nemcsak a szponzorokra gondolunk, hanem mindazokra, akik segíteni tudják a munkátokat. Előfordulhat, hogy pl. a helyi művelődési házzal (vagy annak a létesítménynek a tulajdonosával, ahova a programot tervezitek) olyan együttműködési megállapodást sikerül kötnötök, hogy mondjuk a saját neve alatt futtatja a programotokat, cserébe viszont nem kér bérleti díjat. Máris megspóroltatok egy csomó pénzt! Vagy ha sikerül jó kapcsolatot kialakítanotok a védőnői szolgálattal, és megnyerni őket az ügynek, örömmel fognak részt venni a rendezvényetek népszerűsítésében, így sokszorosára növelhetitek a látogatók számát.

Szóval legyetek kreatívak, és használjátok ki okosan a helyi lehetőségeket!

4. ÉPÍTSÉTEK FEL A PROGRAMOT!

Ha elméletben minden összeállt, ideje nekilátni a megvalósításnak!

5. ÉREZZÉTEK JÓL MAGATOKAT! ÜNNEPELJETEK! És osszátok meg velünk az örömötöket!

Ha minden összeállt, nincs más dolgotok, mint ünnepelni!:)

Ha pedig erről az ünnepről nekünk is beszámoltok, írtok róla, küldtök fotót, videót (info@olbebaba.hu), annak mi is nagyon fogunk örülni, szívesen kitesszük ide, és persze köszönjük szépen!